Hik jij ook op tegen al die e-mail?

Je hebt een heerlijke vakantie gehad. Je hebt eigenlijk nog helemaal geen zin om te gaan werken, want wat zie je op tegen al die e-mails! En het ergste is dat de meeste mensen niet eens de kans krijgen om ze te lezen, omdat er al een spoed vergadering gepland staat of collega’s om hulp vragen.


Hoeveel mail heb jij na je vakantie?

De meeste mensen nemen zo’n 2 à 3 weken vakantie in de zomer. Dat resulteert al snel in meer dan 300 e-mail als ze terug komen op hun werkplek. En wat zien veel mensen daar tegen op. Zelf had ik dit jaar ook een beetje moeite om te starten. Eerst die bergen was van de kampeervakantie en alle spullen, die daarbij horen, opruimen. Maar wil jij weer overzicht in je werk zal je toch echt moeten beginnen!

Hik jij ook op tegen al die e-mail_.png


Reserveer tijd

Als jij mijn blog hebt gelezen ‘In 7 stappen relaxed op vakantie en ook een rustige start’ dan heb je als het goed is al een blok gepland waarin je je e-mail gaat verwerken. Hier kunnen dan geen andere vergaderingen of afspraken ingepland worden. Zo niet, zorg dat je na een vakantie altijd tijd reserveert om je e-mail bij te werken. Hoe langer de vakantie – hoe meer e-mail – hoe meer tijd je moet inplannen.

Reserveer tijd om je e-mail te verwerken door tijdsblokken te plannen in je agenda na je vakantie.

Hierdoor ben je snel weer up-to-date en heb je niet het overdonderende gevoel dat je gelijk weer op vakantie zou willen. Je kunt rustig opstarten en overzicht krijgen in je werk, zodat je de juiste prioriteiten kunt bepalen.

 

Hoe verwerk je je inbox?

In zo’n gepland blok, ga je dus aan de slag met je e-mail. Maar hoe doe je dat efficiënt? Een mailbox is niet een plek om acties te onthouden of om informatie te archiveren. Het werkt hetzelfde als bij post dat binnenkomt. Dat pak je op en verwerk je. Dat doe je ook bij e-mail.

Je verwerkt de e-mails consequent door er een beslissing over te nemen. Wat doe ik met mijn e-mail:

-          Verwijderen; een e-mail is voor jou niet relevant en kan direct verwijderd worden.

-          Doorsturen; een e-mail is voor jou niet relevant, maar wel voor iemand anders- stuur deze e- mail direct door.

-          Nu actie ondernemen; beantwoord een e-mail als dit binnen twee minuten kan direct.

-          Later actie ondernemen; zet deze taak in je takenlijst

-          Archiveren; je wilt de informatie bewaren en bewaar de e-mail in het archief.

 Bedenk dat niet elke e-mail direct afgehandeld hoeft te worden, daar heb je je takenlijst voor. Door meteen een besluit te nemen over wat er met de e-mail moet gebeuren, zorg je dat je inbox leeg blijft. Zo komt elk bericht slechts één keer onder ogen, blijft je inbox leeg en bespaar je heel veel tijd.

 

Stel de juiste prioriteiten

Zodra je je e-mails hebt gelezen, blijft er een takenlijst over. Je kunt namelijk niet van jezelf verwachten dat als je op vakantie bent geweest dat er dan geen werk is binnen gekomen of is blijven liggen. Als je de e-mails op de juiste manier hebt verwerkt, is je mailbox leeg en heb je een overzicht van de taken die jij moet doen en kan je de juiste prioriteiten stellen.

 

Snak jij ook naar een lege mailbox en overzicht in je werk? Vraag een gratis focus sessie aan, waarin ik je tips geef die je direct kunt toepassen.