Zo stop jij de e-mail stroom!

Het uitzetten van de meldingen bij nieuwe mail is lange tijd dé oplossing geweest tegen afleiding van je inbox. Maar niet voor iedereen werkt deze oplossing. Ons brein blijft er toch mee bezig. Herken jij dit ook? Ga dan nu je inbox pauzeren.

 

Constante afleiding van e-mail

De constante stroom van binnenkomende e-mail laat onze inbox dagelijks opnieuw overstromen. Het schopt je hele planning in de war en het houdt je van het echte werk af. Of erger nog, e-mail kan de regie over jouw complete werkdag overnemen, waardoor je enorm veel tijd verliest. Tijd om de regie over je inbox – en daarmee over je werkdag – weer in eigen handen te nemen!

Zo 'stop' jij de e-mail stroom.png

 

Onderzoek naar stress van e-mail

Onderzoekers van de University of British Colombia hebben geconstateerd dat continue je e-mail checken een grote kans op stress oplevert. Door dagelijks slechts drie keer je e-mail te checken zal je een stuk minder last hebben van stress. En hoewel je dit waarschijnlijk allang wist, vinden we het allemaal nog steeds moeilijk om dit ook echt alleen op bepaalde tijdsblokken te doen.

 

Notificaties uitzetten niet voldoende

Maar hoe ga je om met deze hoeveelheid afleidende e-mail? Het “gewoon niet meer checken van je inbox”  of “het uitzetten van je notificaties” werkt helaas niet (meer) voor iedereen. Het geforceerd weghouden van e-mail notificaties, helpt sommige werknemers om te concentreren op hun taken, terwijl anderen een nog sterkere drang voelen om hun inbox te checken. Door nieuwsgierigheid vergroot je juist de drang om de e-mail te checken.

Heb je notificaties wel aan staan, dan wordt je brein constant getriggerd dat er nieuwe e-mail is en alleen de melding is al een afleiding. Dus het uitzetten van de je notificaties is belangrijk maar is nog maar het halve werk!

 

Inbox pauzeren

Door ervoor te zorgen dat er helemaal niets te vinden is in je inbox, valt er ook niets te checken of te zien. Je kan namelijk je inbox tijdelijk bevriezen, hierdoor komt er tijdelijk geen nieuwe e-mail binnen.

DE INBOX PAUZE

Voor Outlook kun je er zelf voor zorgen dat je alleen handmatig je e-mails ophaalt. Je doet dit met het tabblad ‘verzenden/ontvangen’. Je kunt de verzend en ontvangst groepen uitschakelen en weer handmatig aanzetten.

Voor Gmail installeer je een pauze knop waardoor er rechts naast Gmail een blauwe pauze knop ontstaat.

gmail pause knop met wit met pijl.png

Haal de e-mail weer binnen als jij in het tijdvak ‘e-mail verwerken’ bent (3x per dag). Hoe jij je e-mail dan makkelijk kunt verwerken, lees je in ‘Een volle mailbox? Zo houd je hem leeg!’

 

E-mail laten wachten, kan dat?

In de meeste gevallen kan een e-mail gewoon even wachten. Zie het maar als het verwerken van de post, die wordt gebundeld en verwerk je in één keer. De meeste

Een e-mail is nooit dringend

mensen behandelen e-mail nu als telefoontjes, het eist meteen je aandacht op en men verwacht meteen antwoord. Volgens de e-mail etiquette ligt de responstijd voor externe mail tussen de 24 en 48 uur en voor intern een dagdeel. Dus e-mail kan gerust even wachten, zodat jij eerst een taak kan afronden.

Vind jij het lastig om je de dag zo in te delen, dat je naast e-mail ook aan je taken toekomt? Ik help je graag om een passende indeling te vinden, zodat jij aan het einde van de dag met een voldaan gevoel naar huis gaat.