Tips voor slim agendabeheer

Een agenda, wie kan er tegenwoordig nog zonder? Maar hoe kan deze je nog beter helpen met je afspraken en taken?

Het gebruik van een agenda heeft een duidelijk doel: het geven van overzicht in de afspraken (ook met jezelf) die je hebt. Je agenda gebruiken als spil in je workflow werkt echter alleen als je hem consequent en slim inzet.

The secret of your success is determined by your daily agenda

Acties en taken die in je agenda horen

Door het creëren van tijdsblokken in je agenda, weet je precies wanneer je waaraan moet werken. De meest voorkomende tijdsblokken zijn e-mail verwerken, vaste overleggen, lezen en archiveren. Maak blokken van een half of heel uur. Daarnaast wil je ook aan taken werken die voor jou belangrijk zijn, maak hier een apart blok ‘taken verwerken’ van. Dit kan één uur of twee uur zijn. Het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, zoals beschreven in het blog “Slik die Kikker”.

Privézaken horen ook in je agenda, zoals sporten en een afspraak met vrienden. Gebruik verschillende kleuren voor verschillende activiteiten, zo houd je overzicht.

Gebruik je agenda dus niet alleen als een stok achter de deur voor de (soms minder leuke) dingen die moeten gebeuren, maar vooral ook voor de (leuke) dingen die zouden moeten gebeuren.

Juiste instellingen outlook

Als je de instellingen van outlook voor jou op de juiste manier hebt ingesteld, kan het je veel gemak opleveren. Hoe kun je dat gemakkelijk doen?

Ga in outlook naar Bestand – Opties en kies voor agenda

·         Werktijd: kies de werktijden die voor jou van toepassing zijn. Je  kunt de begin- en eindtijd aanpassen, zodat je je werktijd juist in beeld heb. Ook kun je aangeven welke dagen je werkt, de overige dagen worden in lichtgrijs afgebeeld.

·         Agenda-opties: hier kun je aangeven of je standaard herinneringen wilt krijgen voor taken en afspraken die je maakt in je agenda. Vind jij het juist vervelend al die herinneringen, zet hem dan uit! Ook kun je feestdagen toevoegen per land, dan kun je nooit meer per ongeluk een afspraak maken op bijvoorbeeld tweede Paasdag.

·         Weergaveopties: kies een kleur voor je agenda en, erg handig, voeg weeknummers toe in de maandweergave.

·         Tijdzones: pas de tijdzone aan naar de plek waar je je bevindt.

 De juiste focus

Als je agenda goed is ingericht, zal je hem veel meer gaan gebruiken. Deze gewoonte leer je het beste aan door vanaf nu elke keer direct weer je agenda te openen, wanneer je met een bepaalde activiteit klaar bent, en de volgende actie te bekijken. Zo blijf je op elk moment van de dag gefocust op de belangrijke zaken die je je had voorgenomen, en zie je snel hoe eventuele onverwachte zaken je planning beïnvloeden.

 

In mijn volgende blog kun je lezen hoe je je mailbox leeg krijgt en houdt!