Hèt geheim van effectief vergaderen

Effectief vergaderen kan je bedrijf veel tijd (en dus geld) besparen. Hoe kunnen we vergaderingen efficiënter maken? Hoe doen andere succesvolle ondernemers dit? Lees alle geheimen van effectief vergaderen.

Hoe efficiënt wordt er binnen jullie bedrijf vergaderd? Uit de praktijk blijkt dat er bij veel bedrijven nog veel tijdswinst te behalen valt door slimmer te vergaderen.

 

Hoeveel geld kost vergaderen jou?

Wist jij dat maar liefst 47% van de kantoorwerkers vindt dat vergaderen hun grootste vorm van tijdverspilling is? In Amerika verliezen bedrijven gemiddeld 35 miljoen per jaar door niet effectief te vergaderen. Hoeveel geld kost vergaderen binnen jouw bedrijf? Bereken het met de vergaderkostencalculator.

 

Algemene vergaderregels

Ben jij geschrokken van de vergaderkosten? Start direct met het toepassen van de algemene vergaderregels om slimmer te vergaderen.

·         Alle vergaderingen moeten een agenda hebben, die van tevoren is vastgelegd. Een goede voorbereiding van alle deelnemers is daarbij het halve werk.

·         Niet alleen de begintijd, maar ook de eindtijd van de vergadering moet van tevoren vaststaan.

·         Alle werknemers die hebben deelgenomen aan een vergadering moeten de ruimte verlaten met één of meer actiepunten.

·         Houd de vergadering kort, staand vergaderen helpt daarbij (lees meer over voordelen staand vergaderen.

Deze algemene regels zouden je al een heel eind op weg moeten helpen naar meer effectieve vergaderingen, die je bedrijf en jezelf tijd en geld besparen. Maar er is meer, lees het geheim van CEO’s.

37447973_m.jpg

 

Hèt geheim van effectief vergaderen

Wil jij vergaderen naar en hoger niveau tillen? Hier 3 tips van hoe topmensen dit aanpakken, zoals Marissa Mayer, voormalig directeur bij Google.

Ontdek de meest opvallende kenmerken van een typische Google vergadering en kijk wat jij hieruit kan toepassen in de vergadering van jouw organisatie.

1.       Klets niet, kom met feiten

Niemand mag de woorden “Ik vind…” of “Ik denk…” gebruiken. Alleen “Ik weet…” is toegestaan. Oftewel: er worden nooit zomaar dingen geroepen, een uitspraak is altijd feitelijk onderbouwd.

2.       Houd inloopuurtjes met 1:1 lijstjes en micro-meetings

Verzamel je vragen aan één persoon en bespreek deze tijdens het inloopuurtje. Je hoeft de ander daardoor niet telkens te onderbreken (en jij wordt ook niet telkens onderbroken).

Hoe werkt dit? Wil je gebruik maken van een inloopuurtje, schrijf dan je naam op een bord bij de betreffende persoon en in deze volgorde kunnen de mensen hun vragen stellen. Dit is een goede manier om contact te houden met de mensen.

Micro-meetings zijn kleine meetings die maximaal een half uur duren, maar de meeste duren maar 5 à 10 minuten. Er wordt met een zeer beperkt aantal collega’s overlegd. Even gauw één onderwerp bespreken, liefst één op één – met zo min mogelijk ruis – tot een akkoord komen, en weer verder gaan. Dit is de aanpak voor het kernachtig en kort houden van een vergadering en makkelijk om op te nemen in overvolle agenda’s.

3.       Eindig altijd met EVA’s

EVA is de EerstVolgende Actie vergadertechniek. Het nut van vergaderen is immers niet meer dan bepalen wat er als eerstvolgende gedaan moet worden met betrekking tot een bepaald punt. Je focust aan het einde van een bespreekpunt dus telkens opnieuw op wie, wat, wanneer moet doen.

 

Ga aan de slag met de verschillende vormen van vergaderen, regels en afspraken binnen jouw bedrijf, of leg ze voor aan je manager.

Wil jij binnen jullie bedrijf effectiever vergaderen en kan je daar hulp voor gebruiken? Neem vrijblijvend contact met mij op (06-42616670).