Heb jij last van veel ad hoc klussen? Zo krijg jij ze onder controle.

Je hebt een mooie planning gemaakt, maar toch heb je je taken aan het einde van de dag niet afgekregen.  Er kwamen ook zoveel ad hoc klussen tussendoor, waardoor je niet aan je eigen taken kon werken. Wil jij weten waarom je niet aan je eigen taken toe kwam, lees hier hoe je ze onder controle krijgt.

 

Iedereen heeft last van ad hoc

Iedereen heeft te maken met ad hoc klussen: klussen die je niet had ingepland, maar die wel op korte termijn opgepakt moeten worden. Dit kunnen vragen van collega’s zijn die langs komen, telefoontjes met dringende vragen of e-mails die direct om aandacht vragen.

Afhankelijk van het soort werk dat je doet, heb je meer of minder ah hoc werk. Zo zal een secretaresse vaker vragen krijgen van een baas dan iemand die een product aan het ontwikkelen is.

Als jij je hele dag vol plant en ‘hoopt’ dat je geen ad hoc vragen krijgt, is de kans groot (vooral bij de secretaresse) dat jij aan het einde van de dag je geplande werk niet af hebt gekregen. Je gaat met een onvoldaan gevoel naar huis of besluit over te werken om toch je werk af te krijgen. Hoe kan je dit goed aanpakken?

 

Plan het in!

Door ad hoc werk niet in te plannen, krijg je je geplande taken niet af. Zo viel het kwartje bij een cursist dat je ad hoc klussen ook moet plannen. Juist, ik noem dat een ‘ademende agenda’. Dus niet 8 uur vol plannen, maar ruimte houden voor onverwachte zaken. Want laten we eerlijk zijn, ook al wil je ze niet, die komen toch altijd.

In de groepstraining  die ik laatst gaf, vertelde ik dat je maar 60% van je agenda kunt vullen met taken die je wilt doen. De rest houd je vrij voor ad hoc zaken, spoed overleg, de zogenoemde brandjes blussen etc. Voor mijn cursisten was dit nieuw en ze snapten ook waarom ze aan het einde van de dag altijd tijd te kort kwamen!

Door de juiste tijd vrij te plannen, kan jij je geplande werkzaamheden goed uitvoeren. Voor elke baan is dit anders. Ga bij jezelf na hoeveel tijd je gemiddeld per dag kwijt bent aan ad hoc klussen. Deze tijd houd je dan per dag vrij, want je weet eigenlijk dat dit werk er nog aankomt, alleen weet je niet precies wanneer.

Hoe je dagelijks ad werk onder controle krijgt

Hoe je dagelijks ad werk onder controle krijgt

 

Voorbeeld:

Als we, zoals de theorie aangeeft, 60% aanhouden, hebben we per dag gemiddeld 3 uur ad hoc klussen. Dus kan je voor 5 uur per dag inplannen voor e-mail, taken, vergaderingen, training, administratie etc. Heeft jouw functie minder ad hoc klussen dan pas je de tijd naar beneden aan.

 

Aanpassen

Houd de vrije ruimte in je agenda (tijd voor ad hoc klussen) goed in de gaten. Wellicht nemen de ad hoc klussen toe of misschien komen er op maandag altijd veel meer vragen tussendoor dan op dinsdag. Pas je agenda aan, aan wat jij meet in werkelijkheid.

Ook als je een vrije dag heb gehad, is de kans groot dat er meer vragen komen, omdat mensen deze vragen opsparen. Net zoals dat je meer e-mail hebt als je vrij bent geweest. Door hier rekening mee te houden, voorkom je dat je je geplande taken niet afkrijgt.

 

Ik hoop dat ik ook jou inzicht hebt gegeven waarom je bepaalde geplande taken soms niet afkrijgt. Wil jij nog meer tips om efficiënter te werken? Mijn cursisten die de groepstraining hebben gevolgd, waren erg enthousiast. Wil jij ook met je team een groepstraining volgen om 2-7 uur tijd te besparen? Kijk op mijn website voor meer informatie. Http://www.leanorganized.nl/groepstraining-clean-desk-screen-mind

 

Dit is wat de cursisten als feedback gaven:

- Fijn, ook bij iedereen persoonlijke aandacht voor leerdoelen.

- Goede mix van theorie en praktijk.

- De training geeft goede handvatten om mee aan het werk te gaan. Zeer leerzame training.

- Ze is enthousiast, heeft lekker de vaart erin en motiveert!