Geen afleiding meer van je mailbox (2)

Je hebt je mailbox leeggemaakt, maar hoe zorg je er nu voor dat je niet wordt afgeleid door nieuwe e-mails?

In mijn vorige blog heb je kunnen lezen hoe je je mailbox leeg krijgt en leeg kunt houden. Wellicht ben je nog gewend om vanuit je mailbox te werken aan je taken. Het nadeel is dan dat je snel wordt afgeleid door nieuwe e-mails en niet aan je taken toekomt. Door niet vanuit je mailbox maar vanuit je takenlijst te werken, werk je efficiënter. In de takenlijst staan immers alleen maar taken die je moet doen.

 

Opstarttijd voor je brein

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten, voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren.

Als jij net bezig bent met een taak en je ziet dat er nieuwe e-mail is, wordt je daardoor afgeleid. Ook al ga je niet gelijk actie ondernemen, je brein is al bij deze mail.  Je hebt waarschijnlijk al een stuk gelezen en weg is de focus op je taak.

 

Agendabeheer

Door je agenda optimaal te gebruiken weet je precies wanneer je welke taak moet doen; e-mail verwerken, taken verwerken of een vergadering voorbereiden. Houd de focus op de taak die je nu moet doen en zorg voor zo min mogelijk afleiding. Kijk voor alle tips op mijn blog: Tips voor slim agendabeheer.

 

Juiste instellingen e-mail

Als jij de focus op je taak hebt, wil je niet dat je aandacht weggetrokken wordt door nieuwe e-mails. Dit doe je door aanpassingen te doen bij de instellingen van je e-mail.

Ga in outlook naar Bestand  -> Opties en kies (in de linkerkolom) E-mail.

Door bij ‘Ontvangst van bericht’ de instellingen uit te zetten voor je binnenkomende berichten wordt je niet afgeleid door e-mail als je net lekker in je werk zit:

·         Een geluid afspelen

·         Weergave van de muiswijzer kort wijzigen

·         Een pictogram van een envelop weergeven in je taakbalk

·         Een waarschuwing voor nieuwe e-mail op je bureaublad

Naast e-mail zijn er nog veel meer afleidingen. In mijn volgende blog 'de pomodoro techniek' om nog meer focus te houden op je taken.