Een volle mailbox? Zo houd je hem leeg! (1)

Hoeveel e-mails staan er nu in jouw inbox? Staan er gelezen berichten tussen de ongelezen e-mails? En wat te denken van al die e-mails waar je nog iets mee moet doen? E-mail is een veel gebruikt online communicatiemiddel en kan daarom nogal wat informatiestress opleveren.

Factoren zoals een cc-cultuur en onduidelijke e-mails spelen hierbij een rol, maar zelf kun je ook efficiënter met e-mail omgaan. Lees hoe je elke dag een lege inbox kunt hebben.

 

Informatie verzamelen

Jouw informatiestress kan al snel verminderd worden door informatie centraal te verzamelen en daarna consequent te verwerken. Het is net zoals de post op de deurmat: sommige folders gaan meteen de prullenbak in, terwijl een brief van de Belastingdienst leidt tot een actie die je moet ondernemen. Je deurmat is weer leeg, zonder dat je meteen je belastingaangifte gaat opmaken. Dit doe je namelijk wanneer het jou het beste uitkomt. Hetzelfde geldt voor je e-mailbox: als er iets in je inbox komt, hoef je niet meteen actie te ondernemen.

 

Geen afleiding meer

Helaas wordt de inbox vaak voor verschillende doeleinden gebruikt. Hierdoor kan je inbox al snel een mentale afleiding zijn met voortdurend aandacht vragende berichten. Deze afleiding is snel weg te nemen door maar 3x per dag je e-mail te verwerken. En daarna weer volledige focus te leggen op je andere taken of een geplande vergadering.

 

Zo houd je hem leeg!

De inbox is de plek om je inkomende e-mails in op te vangen. En ook echt alleen die berichten. Gebruik dit dan ook niet als to-do lijst of archief. Ongelezen e-mails zijn de enige berichten die in je inbox horen. Vanaf daar verwerk je ze consequent. Dit betekent dat je voor elke e-mail een beslissing neemt:

·         Verwijderen

·         Nu actie ondernemen (voor antwoorden binnen twee minuten)

·         Later actie ondernemen (in je takenlijst zetten)

·         Doorsturen

·         Archiveren

Niet elke e-mail hoeft direct afgehandeld te worden, daar hebt je je takenlijst voor. Door meteen een besluit te nemen over wat er met de e-mail moet gebeuren, zorg je dat de inbox leeg blijft. Zo komt elk bericht slechts één keer onder ogen, blijft je inbox leeg en bespaar je heel veel tijd.

Tip: Geef je archiefmappen een nummer (bijvoorbeeld: 1. Klanten, 2. Leveranciers) dan komen ze in de volgorde die jij wilt in plaats van op alfabet!

In de volgende blog over e-mail (2), krijg jij meer trucs om niet meer afgeleid te worden door de e-mail.