De 5 grootste tijdverspillers

Kom jij aan het einde van de dag altijd tijd te kort? Heb jij aan het einde van de dag het gevoel dat er bijna niks uit je handen is gekomen?

Op een dag gaat er veel tijd verloren, omdat we deze niet nuttig besteden. Stel jij aan het einde van de dag jezelf wel eens deze vraag:

Wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag?

Dan is het hoog tijd om te kijken hoe jouw eigen werkproces eruit ziet.

 

Lean werken

Wat betekent Lean? De betekenis van Lean is in het kort te omschrijven als: ‘Leren werken zonder verspillingen’.

Vaak wordt er gekeken naar de processen binnen een bedrijf, maar hoe kan je zelf werken zonder verspillingen? Ik heb de grootste tijdverspillers op een rijtje gezet en ook de manieren hoe je ermee om kan gaan, zodat jij tijd terug kan winnen!

Ontwerp zonder titel (1).png

 

De 5 grootste tijdverspillers én hoe je ermee om gaat

1.       E-mail verkeer

Eén van de meest tijdrovende taken is het omgaan met mailverkeer. Voor je het weet blijf je de hele dag in je mailbox ‘hangen’ en doe je alleen werk wat anderen van je willen. Of je hebt inmiddels zoveel e-mail in je mailbox staan, dat je door de bomen het bos niet meer ziet en je dus belangrijke deadlines of afspraken vergeet.

Wat kan jij doen?

·         Verwerk je e-mail maar een aantal keer per dag op vastgezette tijden.

·         Stuur alleen e-mails wanneer dit nodig is en alleen naar de mensen voor wie het bedoelt is.

·         Verminder binnenkomende e-mail door b.v. het opzeggen van nieuwsbrieven of uitzetten van meldingen die  voor jou niet (meer) relevant zijn.

Door je mailbox leeg te houden op vaste tijden, heb je tijd over om aan je taken te werken.

 

2.       Perfectionisme

Niets kost zoveel tijd als voortdurend aan één taak werken. Bepaal dus duidelijk vooraf hoeveel tijd je aan een taak wilt besteden. Is de tijd voorbij dan beoordeel je het resultaat (en in de meeste gevallen kan je door naar de volgende taak). Hierin kan je oefenen dat het niet ‘perfect’ hoeft, maar dat ‘goed genoeg’ ook prima is. Pas hierbij ook de 80/20 regel toe: 80% van het resultaat komt voort uit slechts 20% van de inspanning. Naast dat het je veel tijd oplevert, bespaar je ook nog veel energie!

 

3.       Multitasken

Je denkt dat je heel veel aan het doen bent, maar in werkelijkheid verspil je tijd. Multitasken werkt niet. Je werkt aan veel dingen tegelijk, maar je krijgt niks af en krijgt daar ook nog een erg onvoldaan gevoel van.

Zorg dat je aan één taak werkt en maak deze ook af! Hierdoor focus je beter op de taak die je moet doen en werk jij een stuk efficiënter.

 

4.       Vragen van collega’s

Je kent het wel, je bent lekker aan het werk en je wordt gestoord door je collega of de telefoon voor taken die op korte termijn moeten worden opgelost. Jij had hier in je planning geen rekening mee gehouden en mogelijk komen nu jouw taken in het gedrang.

Wat kan jij doen?

·         Houd ruimte in je agenda voor onverwachte dingen die spoed hebben.

·         Geef aan je collega aan dat je nu bezig bent, een pomodoro neemt, en dat je er later op terugkomt (tijd afspreken wanneer je komt).

·         Kies vaste tijdstippen waarop je beschikbaar bent voor vragen.

 

5.       Vergaderen

Binnen bedrijven zie ik regelmatig echt een vergadercultuur. Hierdoor zit meer dan de helft van de agenda gevuld met overleggen. Deze vergaderingen moeten ook nog voorbereid worden en de daaruit volgende acties moeten genomen worden.  Er blijft bijna geen tijd meer over voor je andere taken. Niet voor niets noemt 47% vergaderen de grootste tijdverspiller!

Wat kan jij doen?

·         Bepaal bij een uitnodiging of jij degene bent die aanwezig moet zijn.

·         Houd je aan start en eindtijd.

·         Eindig met EVA’s.

·         Start waar mogelijk micro meetings.

Door deze 5 tijdverspillers aan te pakken, ga jij tijd overhouden! Gaat jouw voorkeur uit naar persoonlijke begeleiding, waar ik je help met je werk zo in te delen dat je aan je taken toekomt? Ga dan naar mijn website: www.leanorganized.nl of mail me op mieke@leanorganized.nl.