10 tips voor een Clean desk

Wil jij minder tijd kwijt zijn aan  het zoeken naar documenten, meer overzicht en focus op je taken en je productiviteit verhogen?

 Als je mijn vorige blog hebt gelezen, de voordelen van clean desk policy, dan weet je hoe fijn een opgeruimd bureau is. Ik hoef jou dus niet meer te vertellen dat een opgeruimde werkplek leidt tot overzicht, rust, focus en een verhoogde productiviteit. Hoe je dit ook daadwerkelijk kunt bereiken? Lees snel verder voor mijn 10 tips en ga gelijk aan de slag.

 

1. Maak een startfoto

Maak een foto van je bureau (niet stiekem eerst opruimen ;)). Ga even iets anders doen en bekijk dan de foto.  Wat vind je van deze werkplek?  Dat kan beter toch, dus aan de slag!

2. Ga systematisch te werk

Begin aan 1 kant van je bureau, werk bijvoorbeeld van links naar rechts en sla niets over. Hierdoor voorkom je dat je alle ’lastige’ papieren laat liggen, waardoor je het risico loopt dat er niets verandert, overal ligt immers nog wat.

3. Is het nog relevant?

Bekijk voor elk papiertje, notitie, visitekaartje e.d. of het nog relevant is. Zo niet, gooi het gelijk weg! Relevante visitekaartjes kun je bewaren in diverse systemen (b.v. contactpersonen van outlook) en maak indien nodig er een concrete actie van, wat ga je wanneer doen en in hoeveel tijd. Verzamel al je acties bij elkaar.

4. Weg met de prullaria

Kijk ook eens naar andere dingen die op je bureau staan of liggen, zoals accessoires. Worden deze spullen ook echt gebruikt? Kan dit wellicht in een ladeblok? Oh ja, mest ook gelijk je ladeblok uit, dan krijg je weer ruimte en weet je direct wat daar ligt.

5. Leeg ook je prullenbak

Je bent ontzettend goed aan het opruimen, zowel het papier als de accessoires. Zorg dan ook direct dat je prullenbak is geleegd.

6. Zorg voor minder papier

Probeer de papierstroom te minimaliseren. Zeg abonnementen op die niet meer je interesse hebben. E-mails die je binnenkrijgt hoeven niet altijd te worden geprint. Als het niet op je bureau komt, hoeft het er ook niet meer af.

7. Scannen in plaats van kopiëren

Scan belangrijke formulieren en stuur ze via e-mail in plaats van ze uit te delen op papier. Weg met die papieren rommel!

8. Maak een eindfoto

Als alles opgeruimd is, maak je een foto van de nieuwe clean desk situatie. Bekijk natuurlijk ook even de start foto, dan zie je gelijk het verschil en dat je het niet voor niets gedaan hebt. Als je de foto met je smartphone hebt gemaakt, zal je hem vast nog regelmatig tegenkomen, een mooie trigger om je werkplek clean te houden.

9. Werk aan één project tegelijk

Je bureau is leeg en als je gaat werken, werk je aan één project tegelijk. Hierdoor blijft je sowieso veel beter gefocust op één ding en op je bureau liggen alleen de papieren van dit project. Wel zo overzichtelijk.

10. Houd het vol!

Het is veel makkelijker om elke keer een klein beetje op te ruimen dan alles in één keer. De fijnste tijd om je bureau op te ruimen is het einde van de werkdag. En je zult zien dat als hij eenmaal is opgeruimd, het de volgende keer zo weer is gebeurd!

 Is het jou niet gelukt om schoon schip te maken? Neem contact met mij op voor een vrijblijvend gesprek voor een organizing begeleiding!